Devis : quelles mentions obligatoires ?

Date, numéro RCS, durée de la prestation et de la validité du devis, prix, TVA… quelles mentions obligatoires faut-il indiquer sur le devis ? Y a-t-il des spécificités à souligner en fonction de son statut ou de son activité professionnelle ?
Que l’on soit chef d’entreprise, auto-entrepreneur, prestataire de services, indépendant ou à la tête par exemple d’une société dans le bâtiment et travaux, le devis est une étape obligatoire avant de se lancer dans l’exécution de la mission commandée par le client.
On vous en dit plus sur vos obligations !

Faire un devis : à quoi servent les mentions obligatoires ?

Les mentions obligatoires sur un devis ont trait aux grandes lignes de la prestation ou de la vente d’un produit, à l’instar de son prix, de sa date ou du délai de livraison du produit ou d'exécution de la prestation.

Le devis est une estimation et ne peut être considéré comme un contrat car il n’engage pas d’un point de vue juridique les deux parties. S’il n’oblige/ne contraint pas le client à confier la mission à la société ou l'entrepreneur consultés, il engage néanmoins le professionnel sur les grandes lignes de la mission ou de la vente.

Seule la signature du devis et la mention “bon pour accord” donne une valeur contractuelle au devis, et engage le client et le professionnel.

Le devis peut être facultatif selon l’activité de votre entreprise. Il est néanmoins obligatoire dans les cas où votre société proposent des prestations dans les domaines suivants : travaux et dépannage, services à la personne, déménagement, location automobile, dans certains cas d’actes médicaux (audition, dentaire, optique, chirurgie esthétique et pédicure).

Mode d’emploi : comment rédiger un devis avec toutes les mentions obligatoires ?

EURL, auto-entrepreneurs, sociétés, freelances, professionnels du bâtiment… les mentions obligatoires à faire figurer sur vos devis à transmettre au client sont :

Mentions obligatoires sur la prestation

• date du devis
• durée de validité de l'offre
• date de début et durée estimée des travaux/de la prestation
• description, décompte et détail des services/produits (quantité + prix à l’unité)
• frais de déplacement à prévoir le cas échéant
• conditions de paiement, de livraison et d'exécution du contrat
• mode de règlement
• coût du devis (si le devis est payant ou gratuit)
• procédures de réclamation et conditions du SAV (garantie)
• montant global à payer HT et TTC, en précisant les taux de TVA applicables à votre activité (si vous êtes auto-entrepreneur et que vous bénéficiez de la franchise de TVA, il vous faudra mentionner obligatoirement sur vos devis et factures “TVA non applicable, art. 293 B du CGI” - si vous utilisez Silex cela sera fait automatiquement)
• la mention manuscrite « devis reçu avant l'exécution des travaux » datée et signée de la main du client

Mentions obligatoires sur votre entreprise et votre activité

• nom, raison sociale, adresse de l'entreprise (n° de téléphone et adresse mail, site internet etc.)
• statut et forme juridique de l'entreprise (entreprise individuelle, SARL, SAS, EURL, SASU, EIRL, EURL…)
• N° d'identification unique de l'entreprise (SIRET)
• N° individuel d'identification à la TVA le cas échéant

Pour les commerçants !

Si vous êtes commerçant(e), il vous faudra mentionner votre N° RCS suivi du nom de la ville de votre greffe d'immatriculation.

Pour les artisans !

Vous exercez en tant qu’artisan ? Indiquez sur votre devis votre N° au Répertoire des métiers (RM + n° du département d’immatriculation au Répertoire des Métiers + n° SIREN) et précisez également votre assurance professionnelle, les coordonnées de l'assureur ou du garant, ainsi que la couverture géographique du contrat ou de la garantie. La mention de l’assurance et des infos ci-dessus concerne également les micro-entrepreneurs qui ont une activité artisanale.

Mentions obligatoires sur le client de la prestation :

• nom, adresse du client, contact mail, numéro de téléphone s’il s’agit d’un particulier
• nom de l’entreprise, adresse du siège social, raison sociale, numéro SIREN ou SIRET), N° d’identification TVA (si elle est redevable de la TVA) s’il s’agit d’un professionnel

Les avantages à utiliser un logiciel en ligne professionnel

Les professionnels, entreprises, auto-entrepreneurs et indépendants, sont de plus en plus mobiles et ont besoin de solutions de comptabilité pour leur faciliter la vie et les accompagner dans leurs déplacements. Les logiciels en ligne de gestion de devis et facturation ont su s’imposer dans leur quotidien parce qu'ils proposent des services accessibles partout et n’importe quand. Voyons ensemble quels sont les avantages à choisir un logiciel pour la gestion de ses factures et devis de ses clients ?

Dématérialisation et accessibilité de vos devis/factures

L’ère des carnets de devis prêts à remplir (et qu’on oublie toujours au bureau !) est révolue, vos devis et factures sont accessibles partout et n’importe quand depuis votre smartphone, tablette ou ordinateur. De plus, fini les problèmes de stockage des devis transmis à vos clients qui datent de 6 mois. Pour rappel, un devis doit être conservé au minimum un an après sa création. Et vous ne perdez plus un seul document important puisque tout est sauvegardé. Quand on est en charge de travaux de rénovation, autant éviter que ça soit le chantier au bureau !

En ce sens, les solutions payantes ont un vrai avantage, puisqu'elles ont des obligations contractuelles pour la sauvegarde et la sécurisation de vos données.

Plus d’erreurs, ni d’oubli de mentions obligatoires sur vos devis

Numéro individuel d'identification à la TVA, code SIREN, conditions de paiement, date d'exécution, prix de la prestation... les logiciels en ligne de gestion de devis/facture vous évitent de faire des erreurs ou d’oublier les mentions obligatoires car elles sont en conformité avec la loi, et mises à jour régulièrement en fonction des dernières législations en vigueur. Vous ne prenez donc plus le risque de faire une erreur sur le montant TTC estimé ou le total HT de vos devis et factures. Tout est automatisé.

Du temps gagné pour votre entreprise (et de la sérénité pour vous !)

Vous pouvez créer en quelques clics un devis ou une facture pour l’envoyer 30 secondes plus tard par email à votre client ou votre prestataire. Les échanges dématérialisés sont simplifiés, vous perdez moins de temps à faire votre administratif (et on sait à quel point vous n’aimez pas forcément ça !) ou à suivre les factures impayées.